Persiapan Administrasi selaku PNS untuk status tugas belajar ke luar negeri

Kisah sebelumnya:

Memandang Dortmund dari Canon S95

Anda telah memiliki beasiswa untuk sekolah di luar negeri?

Selamat!! Selanjutnya, anda harus meluangkan waktu untuk mempersiapkan berbagai berkas administrasi keberangkatan. Berikut pengalaman saya perihal persiapan administrasi keberangkatan. Pengalaman ini didasari latar belakang saya sebagai dosen di sebuah universitas negeri di Bandung.

Sudah menjadi rahasia umum, sistem birokrasi di negara kita cukup berbelit. Apa ini perasaan saya semata? atau sayanya yang tak mau mencari informasi? mengingat administrasi yang harus diuruns melibatkan banyak instansi, sering kali informasi yang diperoleh setengah setengah. DIKTI meminta dokumen A sampai G misalnya, Universitas meminta dokumen A sampai K, kecuali dokumen C dan D misalnya, dan petugas pengurus paspor dinas meminta dokumen yang berbeda. Seperti itulah yang terjadi.

Secara caris besar, berikut ini berkas yang harus disiapkan:

1. Berkas administrasi yang diminta DIKTI setelah dinyatakan lulus seleksi

2. Pengurusan Surat Izin Sekretariat Kabinet (selanjutnya disebut surat Setkab) dan Pengurusan Paspor Dinas

3. Pengurusan SK Tugas Belajar bagi PNS

Kenapa harus mengurus itu semua, berikut rujukan yang perlu dibaca sebelumnya:

1.  Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 1961

2. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 48 Tahun 2009

3. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 61 Tahun 2009

4. Surat Edaran Menteri Pendidikan Nasional Nomor 4159/A.4.3/KP/2010

5. SURAT EDARAN No : 1850.1/D2.5/2009 Tentang PENYETARAAN IJAZAH LULUSAN PERGURUAN TINGGI LUAR NEGERI

6. Mekanisme Penyetaraan Ijazah

Maka saya akan mulai membahas satu persatu.

1. Berkas administrasi yang diminta DIKTI setelah dinyatakan lulus seleksi beasiswa IGSP

Berikut ini daftar berkas persyaratan keberangkatan ke luar negeri yang diminta DIKTI (versi DIKTI 2011)

1. Surat ijin tugas belajar dari Rektor

2. LOA terbaru dari perguruan tinggi di Jerman dengan perencanaan mulai studi

3. Daftar Riwayat Hidup rangkap 4

4. Fotocopy Karpeg yang dilegalisir Pimpinan PT (bagi PNS) rangkap 4

5. Fotocopy Kartu Tanda Pcnduduk rangkap 4

6. Pas foto berwarna, 4×6 latar belakang putih 8 lembar. Untuk pria memakai dasi kelihatan telinga kanan/kiri tidak boleh di scan untuk Wanita resmi

7. Surat perjanjian bermaterai Rp. 6.000,-(dosen PNS)

8. Surat perjanjian kontrak kerja dari Pimpinan PT ‘bermaterai Rp.6.000,- (bagi calon dosen)

9. Pernyataan tidak sedang menerima beasiswa dari lembaga manapun

10. Bagi yang sudah memiliki paspor dinas dan masih berlaku dilampirkan (asli)

catatan: Surat ijin tugas belajar dari Rektor yang dimaksud bukanlah SK Tugas Belajar. Surat ini dikeluarkan oleh Rektor melalui Wakil Rektor yang membidangi urusan Kepegawaian. Isinya berupa izin bagi ybs untuk sekolah ke luar negeri, dengan tembusan ke Biro Kerjasama Luar negeri Kemendikbud(BKLN).

2. Pengurusan Surat Izin Setkab dan Pengurusan Paspor Dinas

Bagi penerima beasiswa DAAD, pengurusan surat ini cukup mudah. dengan membawa surat beasiswa DAAD, beserta kelengkapan berkas lainnya, yang akan disebutkan berikutnya, mereka dapat langsung mengubungi petugas di BKLN Kemendikbud. Pengalaman beberapa teman, dalam waktu 1-2 minggu, surat yang dimaksud sudah selesai, bahkan beserta paspor dinas.

Namun berbeda dengan pengalaman yang saya dan rekan rekan alami. Dikti konon membuat aturan, bahwa, pengurusan surat ini bagi penerima beasiswa di bawah DIKTI, hanya bisa dilakukan bila disertai surat pengantar dari Biro Tenaga Pendidik dan Kependidikan DIKTI. Yang terjadi di masa itu, meskipun kami telah mengumpulkan berkas yang diminta DIKTI, surat pengantar DIKTI ke BKLN tak kunjung dibuat. Entah apapun alasannya, surat ini baru jadi sekitar lebih dari 1 bulan sejak pengumpulan berkas. Hal yang juga disayangkan, saat Dikti mengatakan surat sudah dibuat dan diantarkan ke BKLN, petugas BKLN mengaku tak menerimanya. Alhasil, saya dan rekan rekan harus berulang kali mendatangi langsung BKLN untuk menanyakan perkambangannya. Dapat anda bayangkan, bagaimana nasib sejawat yang berada di nun jauh di sana. Semoga ada mekanisme yang lebih baik dalam pengurusan berkas ini..

Untuk Pengurusan surat izin setkab dan paspor dinas biasanya dapat dilakukan oleh petugas di BKLN Kemendikbud. Cukup melampirkan semua berkas yang dikumpulkan ke DIKTI, surat pengantar dari dikti serta dokumen tambahan untuk paspor dinas, sesuai dengan tautan berikut ini:

Pelayanan Paspor Diplomatik / Dinas

MEKANISME PENANGANAN ADMINISTRASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI

3. Pengurusan SK Tugas Belajar bagi PNS

PROSEDUR

  1. Pegawai melalui pimpinan unit kerja mengajukan usul pemberian tugas belajar ditujukan kepada Rektor.
  2. Universitas akan mengajukan usul:
    • Pemberian tugas belajar kepada Menteri Pendidikan Nasional u.p. Kepala Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Kementerian Pendidikan Nasional
    • Persetujuan penugasan ke luar negeri (untuk studi di luar negeri) dari Sekretariat Negara Republik Indonesia kepada Menteri Pendidikan Nasional u.p. Kepala Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Kementerian Pendidikan Nasional
  3. Kementerian Pendidikan Nasional akan menerbitkan SK Tugas belajar, sedangkan Sekretariat Negara Republik Indonesia akan menerbitkan Surat Persetujuan Tugas Belajar atau Surat Persetujuan Penugasan ke Luar Negeri.
  4. SK Tugas Belajar dan Surat Persetujuan Penugasan ke Luar Negeri akan disampaikan kepada yang bersangkutan dan pihak-pihak terkait melalui Universitas Gadjah Mada.

C. BERKAS PENGUSULAN (rangkap 2)

  1. Pengantar dari unit kerja;
  2. Surat keterangan sehat jasmani dan rohani dari dokter;
  3. Fotokopi sah Kartu Pegawai;
  4. Fotokopi sah SK CPNS;
  5. Fotokopi sah SK PNS;
  6. Fotokopi sah SK Kenaikan Pangkat terakhir;
  7. Fotokopi sah SK Jabatan terakhir bagi PNS yang menduduki jabatan;
  8. Fotokopi sah DP3 minimal 2 (dua) tahun terakhir yang setiap unsur penilaian sekurang-kurangnya bernilai baik;
  9. Fotokopi sah KP4;
  10. Fotokopi sah Akta nikah;
  11. Surat persetujuan penugasan ke luar negeri dari Sekretaris Kabinet Republik Indonesia bagi yang tugas belajar di luar negeri;
  12. Surat rekomendasi kelulusan/diterima dari lembaga pendidikan tempat pelaksanaan tugas belajar;
  13. Surat jaminan pembiayaan tugas belajar;
  14. Surat perjanjian tugas belajar (Lampiran 1)
  15. Surat rekomendasi atasan langsung (Lampiran 2)
  16. Surat keterangan dari pimpinan unit kerja mengenai bidang studi yang akan ditempuh relevan dengan bidang tugasnya (Lampiran 3)
  17. Surat pernyataan (Lampiran 4)
    • Tidak sedang menjalankan cuti di luar tanggungan negara;
    • Tidak sedang mengajukan upaya hukum keberatan ke badan pertimbangan kepegawaian (BAPEK);
    • Tidak sedang/dalam proses penjatuhan hukuman disiplin tingkat sedang atau tingkat berat;
    • Tidak sedang menjalani hukuman disiplin tingkat sedang atau tingkat berat;
    • Tidak sedang dalam proses perkara pidana, baik tindak pidana kejahatan maupun pelanggaran;
    • Tidak sedang melaksanakan kewajiban ikatan dinas;
    • Tidak sedang/dalam melaksanakan pendidikan dan pelatihan penjenjangan;
    • Tidak pernah gagal dalam tugas belajar yang disebabkan oleh kelalaiannya;
    • Tidak pernah dibatalkan mengikuti tugas belajar karena kesalahannya.Tidak sedang menjalankan cuti di luar tanggungan negara;
    • Tidak sedang mengajukan upaya hukum keberatan ke badan pertimbangan kepegawaian (BAPEK);
    • Tidak sedang/dalam proses penjatuhan hukuman disiplin tingkat sedang atau tingkat berat;
    • Tidak sedang menjalani hukuman disiplin tingkat sedang atau tingkat berat;
    • Tidak sedang dalam proses perkara pidana, baik tindak pidana kejahatan maupun pelanggaran;
    • Tidak sedang melaksanakan kewajiban ikatan dinas;
    • Tidak sedang/dalam melaksanakan pendidikan dan pelatihan penjenjangan;
    • Tidak pernah gagal dalam tugas belajar yang disebabkan oleh kelalaiannya;
    • Tidak pernah dibatalkan mengikuti tugas belajar karena kesalahannya.

 (beberapa prosedur dikutip dari  web site UGM)

Adapun di bawah ini kumpulan form yang dibutuhkan untuk semua dokumen di atas

FORMULIR PERSYARATAN 

Kisah terkait:

Persiapan Keberangkatan Ke Jerman

Mencari beasiswa ke Jerman

Melanjutkan Pendidikan di Jerman

About Hasan

manusia biasa yang punya cita-cita tak biasa... Meski telah nomaden dan merasakan hidup di Manado, Gorontalo, Yogya, Bandung dan Semarang, masih punya impian menikmati Karunia Ilahi berupa Alam Indonesia yang luas... Melalui blog ini, beberapa cuplikan pengalaman, pengtahuan, harapan hidup saya ingin ku bagi...Semoga bermanfaat!!

Posted on April 12, 2013, in Belajar di Jerman and tagged , , , , , . Bookmark the permalink. Leave a comment.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: